Описание работы механизма загрузки накладных

Конфигурация XXI.BackOffice 1.0.2

Описание работы механизма загрузки накладных.

Для настройки загрузки накладных надо настроить справочник «Обработки накладных».

В справочник можно попасть по ссылке «Справочники»-«Контрагенты»-«Обработки накладных» или из «Справочники»-«Контрагенты» по кнопке «Перейти»-«Обработки накладных». Во втором случае будет выполнен отбор по контрагенту.

Через данную функцию можно настроить загрузку накладных следующих форматов:

  • XLS – таблицы в формате Excel
  • DBF- таблицы в формате DBF. Можно загружать в кодировке Windows и DOS.
  • XML- УПД через ЭДО в формате XML.
  1. Настройка контрагента-поставщика для загрузки накладных.

Для настройки необходимо выбрать необходимого контрагента и на закладке «Доп. свойства» перейти на закладку «Обработки».

В данной форме определите место хранения накладных этого контрагента, формат файла, кодировку текста. По этим параметрам будет выбрана доступная обработка при загрузке данных.

  1. Настройка загрузки документов в формате XLS.

Перейдите из справочника контрагенты в список «Обработки накладных».

Создайте новую обработку.

Кодировка Windows.

Нажать кнопку «Открыть форму для настройки»:

Выберите файл для загрузки.

Как пример возьмем простой файл как на скриншоте:

Откроется форма для настройки параметров загрузки документов типа XLS. Надо учитывать, что количество и назначение параметров отличается для лицензий Коммерческий и Ювелирный магазин. Мы будем рассматривать вариант Коммерческого магазина. Для Ювелирного магазина надо заполнять по аналогии в соответствии с параметрами.

Назначение полей следующее:

«Координаты табличной части в документе» — это координаты ячейки, с которой начинается таблица документов. Для определения координат достаточно нажать на иконку «Поиск» и выбрать ячейку.

Мы видим, что табличная часть начинается с ячейки «C11» / «К1» (Строка/колонка). Дважды кликаем по этой ячейке. Координаты ячейки будут выбраны в форму.

«Колонка табл. части»-колонка, по которой задается непрерывность таблицы.

Таким же образом выбираем колонку по которой будет определена непрерывность таблицы, т. е. надо выбрать колонку в которой на протяжении всей таблицы не будет пустого значения. Первое же пустое значение завершит загрузку. В нашем случае, например, колонка с количеством.

«Размер пробного окна» — это количество строк и колонок, необходимых для определения нужных реквизитов. Если Вы меняете эти значения не забудьте обновить данные нажатием кнопки «Обновить» в нижней части формы.

«Группа по умолчанию» — группа справочника «Номенклатура», в которую будут записаны, вновь созданные элементы справочника.

«Категория по умолчанию» — категория товара номенклатуры. Заполняется по необходимости.

Все следующие элементы интуитивно понятны и заполняются при нажатии на иконку «три точки».

Если Вы не можете подобрать поле значит оставляете пустым. Необходимыми полями являются следующие поля:

  • Товар кратко;
  • Количество
  • Цена, сумма без НДС, Сумма – выбираются так чтобы система могла определить необходимые показатели. Например, если у Вас есть только Цена, то сумма будет высчитана путем умножения Количества на Цену, если у Вас есть только Сумма, то Цена будет определена путем деления Суммы на Количество. Если Вы укажете сумму без НДС, то система попытается выделить НДС в накладной.

После заполнения полей у нас получится заполненная форма с настройками.

Нажимаем «ОК». Настройка завершена.

Не забудьте в контрагенте указать параметры необходимой обработки.

Проверим работу обработки. Для этого переходим «Обработки»-«Загрузка накладных».

Заполним Организацию, для которой загрузим накладную.

Выберем поставщика. Автоматически заполнятся параметры из настройки в Контрагенте.

Выберем файл для загрузки и проверим его нажатием кнопки «Просмотр».

Если нас все устраивает, то нажимаем кнопку «Выполнить». В результате получим накладную с заполненными параметрами.

  1. Настройка загрузки документов в формате DBF.

Настройка в этом формате ничем не отличается от предыдущего формата, но есть некоторые особенности.

Во-первых, длина имени файла не должна быть более 8 символов (ограничение формата). Во-вторых, файлы могут быть в разных кодировках. Нужно выбрать нужную воспользовавшись просмотром при выборе параметров. Если наименования не читаемы выберите другую кодировку.

Здесь в верхней части определяются другие параметры это:

  • Сдвиг первая строка – нужна чтобы пропустить первые нежелательные строки.
  • Сдвиг последняя строка – нужна чтобы остановить за грузку до окончания файла.

Пример заполненной формы:

Все остальные действия такие же, как и в первом разделе.

  1. Настройка загрузки документов в формате ХМЛ ЭДО (УПД).

В настройке обработки в режиме «ХМЛ ЭДО (УПД)» есть целый ряд особенностей.

  • Файл должен быть выгружен из системы ЭДО в формате XML стандарта ИФНС для УПД, в том числе с маркировкой.
  • Кроме уже описанных действий с настройками контрагента, необходимо заполнить «ИД ЭДО» на первой странице контрагента. Как на скриншоте. Обработка в папке с файлами при загрузке покажет только документы этого контрагента.

Настройка обработки выглядит несколько иначе. Так как все параметры уже определены форматом обмена, то и количество параметров значительно уменьшилось.

«Вариант маркировки» необходим для определения типа маркируемого товара.

Группа и категория описывались раннее. В дальнейшем все действия не отличаются от описанных в первом разделе.

На этом все. До новых встреч.