Технология контроля передачи документов и фиксации остатков при организации обмена между конфигурациями «Коммерческий магазин», «БакОфис» и «Бухгалтерия предприятия 3.0».

Контроль обмена документами между конфигурациями «Коммерческий магазин» (в дальнейшем Магазин) и «БакОфис» (в дальнейшем Офис).

     Надо понимать, что в процессе обмена между конфигурациями могут возникнуть расхождения в учете. Для контроля и исправления ошибок, в конфигурациях предусмотрен ряд отчетов и обработок.

     Первым и основным отчетом, которым рекомендуется пользоваться, является «Товарный отчет». Товарный отчет в Магазине и товарный отчет в Офисе по торговой точке должны быть равны за конкретно выбранный период. Товарный отчет в Магазине находится по адресу: Отчеты — Складские — Товарный отчет.

Товарный отчет в Офисе находится по адресу: Отчеты — Торговые точки — Товарный отчет ТТ.

Если Вы заметили в командной строке отчета помимо команды «Сформировать» есть команда «Отправить», при нажатии на которую, сформированный отчет будет отправлен торговой точке (в данном случае «Красное горлышко»). Отправленный отчет после обмена попадет в список принятых отчетов.

Просмотреть принятые отчеты можно по кнопке «Принятые отчеты» на основной панели инструментов.

Галочка в графе «Принят» означает, что данный отчет новый и еще не открывался. Двойным нажатием мыши отчет открывается для просмотра и позволяет товароведу сравнить отчет Офиса с отчетом магазина. Команду отправить имеют следующие отчеты:

• Товарный отчет ТТ;
• Отчет по операциям ТТ (в том числе расшифровки по отчету);
• Отчет по выручке.

Отчет по операциям в ТТ позволяет выявить расхождения на уровне операций. Отправить можно как отчет так и расшифровку к нему.

В Магазине отчет можно найти в Отчеты — Аналитические — Отчет по операциям за период, в Офисе: Отчеты — Торговые точки — Отчет по операциям в торговых точках.

Отчет по выручке позволяет сверить полученную выручку между Магазином и Офисом.

В Магазине отчет находится по пути: Отчеты — Касса и банк — Отчет по выручке, в Офисе: Отчеты — Торговые точки — Отчет по выручке.

В результате обмена часто образуются различные ошибки которые могут искажать учетные данные по регистру Остатки товаров. К ним относятся различные пересорты номенклатуры, которые возникают в следствии того что Магазин постоянно на программном уровне пытается минимизировать ошибки связанные с дубликатами номенклатуры. В итоге на регистре Магазина в Офисе может быть несколько номенклатур, которые будут объединены в одну в Магазине. Что бы устранить разногласия между конфигурациями после проведения инвентаризации и реализации полного обмена между конфигурациями желательно провести фиксацию Торговой точки в Офисе.

Данная операция относится к Административным и находится по следующему пути: Сервис — Администрирование — Фиксация для БО.

Надо учитывать, что Магазин позволит провести фиксацию только в случае отсутствия ошибок по регистру Остатки товаров. К таким ошибкам относятся любые отклонения от нуля по полям «Сумма» и «Вес» (для Ювелирного магазина) при нуле по полю «Количество», т.е. при фактическом отсутствии товара в торговой точке. Часть ошибок позволяет исправить обработка «Общая переоценка» из подменю «Администрирование». После заполнения табличной части можно создать документ «Переоценка» затем, после обмена, снова попытаться провести фиксацию для БО.

После создания фиксации для БО в Магазине в Офисе необходимо провести фиксацию данных по регистру Остатки товаров в АТТ, вызвав сервисную обработку по следующему пути: Сервис — Администрирование — Фиксация торговой точки.

Надо учитывать, что данная обработка проводит фиксации по всем точкам, которые выставили файлы фиксации. По результатам фиксации будут созданы документы «Корректировка регистров». Следует учитывать также, что документы «Корректировка регистров» не передаются в Конфигурацию «Бухгалтерия предприятия 3.0» и следовательно не должны влиять на суммовой учет в целом по торговой точке. Журнал с документами можно найти так же в подменю «Администрирование».

По итогам всех операций Вы должны получить в Товарном отчете одинаковые суммы на конец дня, в котором проводились фиксации и корректировки.

Организация контроля обмена между конфигурациями «БакОфис» (в дальнейшем Офис) и «Бухгалтерия предприятия 3.0» (в дальнейшем Бухгалтерия).

Для организации полного учета используется обмен между Офисом и Бухгалтерией. При обмене всегда имеется риск потери различных документов в следствии ошибок обмена или отказов в проведении на стороне Бухгалтерии. Для поиска отклонений в конфигурациях так же предусмотрены механизмы проверки. Проверка операций с товарами осуществляется до момента передачи товаров в торговую точку или реализации. Сверка проводится по каждому складу в отдельности. В Офисе для этих целей предусмотрен отчет «Реестр документов по складу», который находится в Отчеты — Аналитические — Реестр документов по складу.

Надо учитывать, что часть показателей, такие как «Спис./Перем.» и «Пер. в ТТ» имеют не суммовой показатель, а количественный. Это связано с особенностями учета в Бухгалтерии. Однако показатель «Пер. в ТТ» может иметь и суммовой показатель, но только при использовании Бухгалтерии в режиме НТТ (неавтоматических торговых точек). В Бухгалтерии для сверки необходимо использовать внешний отчет РестрДокСкладАТТБП3.erf для режима АТТ и РестрДокСкладНТТБП3_v2.erf для режима НТТ.

Таким образом в данной статье мы рассмотрели все основные методы сверки передаваемых данных обмена.